Te presentamos las 9 ventajas por las cuales debes migrar tu empresa a un sistema de facturación electrónica, además aprende en 10 sencillos pasos ¿Cómo migrar mi empresa a un sistema de facturación electrónica?
Migrar tu empresa a un sistema de facturación electrónica es una obligación si realmente su objetivo es crecer. En la actualidad, todavía estamos acostumbrados a trabajar en oficinas donde abundan los archivadores, llenos de carpetas y documentos de todo tipo.
Es más, en algunas empresas existe el área o departamento de archivo, lo cierto es que el método de conservar y organizar la información contable puede provocar algunos contratiempos y poco a poco se vuelve caduco.
Por esa razón cada vez más y más compañías aprovechan las nuevas tecnologías para migrar su empresa a un sistema de facturación electrónica.
Existen mil motivos por los que deberías cambiar tus archiveros y digitalizar los procesos administrativos de tu negocio.
Ya que no sólo representa aprender un sistema que al final automatiza tus procesos contables, también te permite rendir cuentas al fisco, ofrecer grandes beneficios a tus clientes y tener el control de tus finanzas.
Pensar en un cambio de organización del archivo físico a la administración digital, puede resultar caótico; sin embargo, es más fácil de lo que parece y son múltiples los beneficios que te ofrece.
Por ello preparamos una lista de los 9 motivos más importantes para migrar a tu empresa a un sistema de facturación electrónica.
La era digital, en sentido administrativo significa: ahorro.
Representa mayor utilidad de los recursos. Desde la gestión contable, espacio y almacenamiento de la información, eficiencia de los trabajadores y disminución en artículos de papelería, hasta la contribución en la conservación del medio ambiente.
Aquí la lista de las 9 ventajas de migrar tu empresa a un sistema de facturación electrónica:
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1. Ahorro en artículos de papelería
Piensa en la cantidad de documentos contables que almacenas en tu empresa: facturas emitidas, recibidas, formatos de notas, recibos, matrículas, declaraciones, reportes de ventas y demás documentos fiscales.
Todos ellos en original y copia, y todos archivados en folders, carpetas y estantes que sin duda ocupan un espacio en tu negocio.
Ahora analiza el costo y trabajo que hay detrás.
Desde el tiempo destinado para comprarlos, la cantidad de artículos que se usaron para darles el uso final, hasta que finalmente llegaron a los anaqueles de archivo: hojas blancas, formatos, plumas, folders, carpetas, estantes, tinta de impresión, uso de impresora y fotocopiadora, sin contar el resto de artículos de papelería que no fueron usados para ello.
¿Te das cuenta que sólo llevas la emisión del documento?
Se calcula que una empresa guarda más del 85 % de su información en papel y cada documento tiende a fotocopiarse más de 10 veces, por cuestiones de extravío momentáneo.
Observa que es un gasto hormiga en los que casi nunca reparamos analizar.
Existen muchos negocios que tras la migración a un sistema de facturación electrónica eliminaron definitivamente los procesos de impresión y almacenamiento físico de facturas.
Como resultado presentaron una reducción entre el 60 y 80% sólo en los costos de emisión y recepción de facturas, lo que representa una cifra importante para las empresas y usuarios.
Por otra parte si tu empresa requiere servicios de mensajería de documentos y todo lo que conlleva: tiempo, transportación y asistencia de correo postal; podrías prescindir de ellos sin mayor problema ya que al tener la información en formato digital, el intercambio de documentos será pan comido.
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2. Conservación del medio ambiente
Al moderar el uso, impresión y mensajería de archivos ayudamos a la conservación del medio ambiente.
La firma de investigaciones de mercado Gartner Inc., calcula que una compañía gasta aproximadamente el 8% de sus ingresos en papel, impresión, mensajería y costos de almacenaje y mantenimiento de archivos.
Si calculas los números por la cantidad de empleados que hay en tu negocio, te sorprenderá la cantidad de recursos que destinas a estos fines.
Se estima que el 50 % de los desechos de una empresa está compuesto de papel, ya que un empleado promedio usa alrededor de 10 mil hojas de papel al año.
Ahora, imagina la cantidad de negocios en el país y multiplícalo.
Impresionante, ¿no?
Piensa que tú puedes contribuir a la disminución de contaminantes si disminuyes el uso de en hojas y desechos de papelería.
Este punto es muy importante ya que de acuerdo con estudios realizados por el Reputation Institute, firma privada especializada en consultoría, reporta que de una muestra de 55 mil consumidores encuestados un 73% estaría dispuesto a recomendar una empresa socialmente responsable.
Así que este es otro punto a favor si consideras que tus ventas pueden tener un aumento considerable.
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3. Acceso fácil y organización de documentos
Otra de las ventajas de migrar a un sistema de facturación electrónica y cambiar a la administración digital es que te permitirá, organizar documentos y acceder a la información en minutos.
Existen infinidad de softwares y empresas que te ofrecen el servicio de digitalización administrativa, para hacerte la vida más fácil y aprovechar los beneficios de la era digital.
En este sistema podrás clasificar los documentos fiscales de tu negocio, por tipos y requerimientos.
En la plataforma encontrarás: emisión de factura Electrónica, recepción de Factura Electrónica, control fiscal, contabilidad electrónica y timbrado.
Así encontrarás la solución a tu trámite a golpe de vista y podrás encontrarás tus documentos mucho más rápido que en un estante.
Cuando un negocio tiene un sistema de administración digital, se pueden automatizar los procesos de clasificación y así los archivos quedarán ordenados y registrados al mismo tiempo.
Además no se corre el riesgo de pérdida o traspapelado, ni mucho menos la posibilidad de deterioro por cualquier accidente.
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4. Aumento en la productividad de los empleados
Se estima que los empleados del área contable de una empresa con archivo físico invierten aproximadamente la mitad de su tiempo sólo en clasificar, ordenar, administrar y registrar la documentación fiscal.
Además de los lapsos destinados a la conservación y respaldo del mismo.
Más la elaboración o tiempo de llenado del archivo, copia del mismo, el mensajero que se encarga de llevar y recoger documentos impresos, además de los costos del despacho contable y timbrado, las copias del archivo físico y entrega de reportes al cliente, hasta el acomodo de respaldos en la estantería; todo se traduce en tiempo y eficiencia.
Si dispones de un sistema de facturación electrónica, facilitas las tareas de tus empleados, porque tienen acceso a la información y pueden realizar tareas simultáneamente.
Por ejemplo, para realizar declaraciones mensuales o anuales, simplificas procesos que antes te llevaban días, porque puedes dar de alta varias cuentas o usuarios y entre todos terminan el trabajo en la mitad de tiempo.
También ofreces a tus clientes la posibilidad de realizar trámites desde la comodidad de su casa o teléfono celular y lo mejor es que todos disponen de la información a cualquier hora y en cualquier lugar.
Además reduces gastos de transportación y el tiempo que tardaban en realizar esas tareas ahora lo pueden invertir en otras actividades.
Indudablemente tendrás un impacto favorecedor en la eficiencia de tareas y recursos humanos de las áreas de ventas, financiero, contabilidad y compras.
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5. Mejor conservación y más seguridad de los documentos
En algunos casos se puede conservar mejor la información, sin la contingencia que nos presenta el soporte en papel.
Incluso, acceder a un historial será mucho más fácil con la posibilidad de migrar tu empresa a un sistema de facturación electrónica.
Todo con la virtud de que siempre se tendrá acceso al documento original y se mantendrá intacto.
Favorece al intercambio de recibos y facturas electrónicas con tus clientes al alcance de un clic y con la posibilidad de ofrecer un servicio seguro en la recepción, entrega y envío de documentos fiscales.
De igual forma la posibilidad de generar una retroalimentación más eficiente y rápida.
Con la implementación de un sistema de facturación electrónica, existe la opción de generar contraseñas y segmentar el acceso a los documentos de tus clientes y la empresa.
De esta forma se crean perfiles y sólo pueden ver la información los empleados asignados a las cuentas o las personas involucradas en temas fiscales, siempre y cuando estén autorizados.
Así mismo, tendrás la confianza que ninguna factura, declaración o documento fiscal se duplique o modifique, pues este tipo de programas cuentan con campos de seguridad de llenado.
Es decir, hay códigos específicos para cada campo y eso reduce la posibilidad de errores.
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6. Eficiencia en la resolución de trámites y gestión de cobro.
Cuando las empresas adoptan sistemas de facturación electrónica, inevitablemente se acortan los tiempos de resolución, venta y cobro de sus productos.
Por ejemplo, si un empleado requiere información de archivo para resolver un problema, le tomará algún tiempo revisar el archivo físico; sin embargo, cuando tiene la información disponible en un sistema digital de facturación, destina su tiempo y esfuerzos en la atención a clientes o simplemente a solucionar otras tareas que aporten valor a tu negocio.
Por otra parte se podrá acceder a un documento por varios usuarios a la vez, lo que permitirá a los empleados trabajar en tiempo real y en equipo, con la posibilidad de tomar mejores decisiones y evitar mayor cantidad de errores.
Aunque es complicado contabilizarlos de un solo golpe, definitivamente veremos el impacto de estos tiempos reflejado en la empresa.
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7. Mejor intercambio y almacenamiento de información
Cuando migras tu empresa a un sistema de facturación electrónica, generalmente las empresas te ofrecen herramientas y servicios de respaldo y seguridad.
Incluso, muchas de ellas tienen programas específicos para las diferentes áreas contables de tu negocio.
Depende del giro y tamaño de tu negocio, te ofrecerán paquetes con la suficiente capacidad de almacenaje, sin correr el riesgo de la pérdida de información.
Esto se debe a que están especializadas en el manejo de grandes bases de datos dados de alta previamente, así los errores que generalmente se presentan, pueden reducirlos significativamente en tu empresa.
Además almacenan tus documentos durante tiempos considerables, para que sean funcionales con los tiempos de tu negocio.
Además brindan servicio 24 horas, los 7 días de la semana, lo que te permitirá trabajar con la plena confianza de que tus datos estarán seguros y siempre habrá un ejecutivo disponible para resolver todas tus dudas.
Todo lo anterior al alcance de tu teléfono u oficina y en menos tiempo del que normalmente te llevaría.
De esta manera podrás tener un mejor control de tus facturas emitidas y recibidas, pues contarás con las herramientas de organización y almacenamiento necesarias para dar un mejor servicio y tener un mayor control de tus productos.
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8. Mejor rendimiento de cuentas al Ministerio de Hacienda
El hecho de migrar tu empresa a un sistema de facturación electrónica, por una parte te ayudará en todos los temas fiscales que hoy se hace tan complicado organizar, así como llevar el control de tus declaraciones mensuales y anuales de acuerdo a lo que establece el Ministerio de Hacienda.
En general resulta engorroso consultar el archivo físico para compilar facturas y recibos fiscales en cada declaración mensual y este proceso aumenta considerablemente a la hora de elaborar la declaración anual; eso sin contar las ocasiones en las que se debe consultar alguna factura o recibo pendiente.
Situaciones que se resolverán a la menor brevedad con la implementación de un sistema de facturación electrónica.
Todo lo anterior favorecerá a rendir un reporte fiscal completo y acorde a los estatutos que requiere el Ministerio de Hacienda, y en dado caso presentar auditorías internas y externas.
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9. Estar a la vanguardia en las nuevas tecnologías
Sin contar con que todos tus empleados estarán al día en las nuevas tecnologías, y por consecuencia podrás brindar el mejor servicio a todos tus clientes.
Estamos de acuerdo en que para poner en funcionamiento un sistema de facturación electrónica, podrás usar los mismos equipos de cómputo de tu negocio, pero el hecho de automatizar los procesos contables hará que tus empleados estén más capacitados y los proveerás de herramientas para ofrecer el mejor servicio a tus clientes.
En el mercado existen proveedores que ofrecen equipo, soporte y capacitación, para que tu empresa esté a la vanguardia en las nuevas tecnologías y con los mejores sistemas de almacenamiento y automatización de documentos fiscales.
Entonces, el tener un programa de facturación electrónica, protege tu historial contable de por vida y previene riesgos de todo tipo, desde accidentes en el escritorio, cambio de razón social, hasta eventualidades como incendios o factores ambientales.
Con la plena tranquilidad de que en cuanto ingreses tus datos estarás cumpliendo en jurisprudencia con la máxima autoridad fiscal.
Así que si haces cálculos no dudes en migrar tu empresa a un sistema de facturación electrónica.
Comienza ya a buscar un proveedor de software de administración fiscal y digitalizar los procesos contables de tu negocio.
Las ventajas son muchas. Recuerda que el desarrollo y evolución a un formato de facturación digital se tiene la intención de que la seguridad en la expedición de documentos contables como facturas y pagos de impuestos sea más confiable.
La tecnología no está peleada con la eficacia ni con la sencillez al emplearla.
Lo más importante es evaluar las opciones de proveedores de sistemas de facturación electrónica, ya que existen muchas en el mercado y elegir la que se adecue a las exigencias de tu negocio, también implica conocer, analizar y evaluar las necesidades de tu empresa, cuidando que te lleve de la mano y ofrezca soporte técnico en cada momento.
Con estos 9 puntos no tienes por qué darle más larga a la posibilidad de cambiar al sistema de administración contable en los procesos administrativos en tu negocio.
Eso sí, antes es recomendable que conozcas todos o la mayoría de proveedores de sistemas de facturación electrónica y los servicios que brindan, para tomar la mejor decisión y cambiar a la contabilidad digital.
Ahora ya sabes ¿por que migrara tu empresa a un sistema de facturación electrónica?, la pregunta siguiente es: ¿Cómo migrar tu empresa a un sistema de facturación electrónica? si quieres conocer la respuesta descarga nuestra guía: "10 pasos para migrar mi empresa a un sistema de facturación electrónica" sin morir en el intento.
