Hoy en día, la digitalización es una herramienta clave para aumentar la competitividad de las empresas, pues ayuda a mejorar los procesos y el posicionamiento en el mercado como consecuencia de la transformación digital que existe gracias al uso de nuevas tecnologías, las cuales se han vuelto indispensables para cumplir con las expectativas de los clientes actuales.
Primero que nada, ¿qué es la digitalización?
La digitalización es un término utilizado para referirse a la acción de procesar datos analógicos a formato digital, aunque cabe mencionar que suele haber una confusión de significados pues existen dos tipos de digitalización: la digitalización de documentos y la digitalización de negocios.
Esta primera se trata de crear una versión digital de elementos físicos, como fotos o documentos, es decir, convertir algo no digital a un formato electrónico que pueda accederse a través de un sistema informático, esto no significa reemplazar el documento original, algunas veces pueden destruirse, pero también pueden conservarse según el caso, todo con el fn de automatizar procesos.
Por otro lado, la digitalización de negocios o empresarial, se refiere a las empresas que utilizan tecnología para transformar sus operaciones y procesos con el fin de conseguir un beneficio específico. Esto incluye la digitalización de documentos, pero incluye muchos otros elementos adicionales, pues también se trata de usar équipo tecnológico para obtener nuevas oportunidades, como es el uso del móvil, el cual ha cambiado la manera en la que se hacen negocios, o, como un proceso específico que hoy en día se está actualizando más, que es la optimización de los sistemas de facturación, pues la facturación electrónica mejora el cobro de las facturas al integrarlo con medios de pago electrónicos y genera un ahorro considerable debido al ahorro del papel y gastos de distribución. Esta es una de las prácticas que se pueden ir aplicando primero como parte del proceso de digitalización porque se puede realizar a través de una plataforma web y es realmente fácil de hacer.
Poco a poco lo que se hacía en papel o de forma impresa se ha ido erradicando, por lo que las empresas han ido adoptando las nuevas tecnologías, pues digitalizar los procesos dentro de una organización ayuda a muchas áreas, como por ejemplo, a organizar documentos para tener un acceso más rápido, mejorar la estrategias de mercadotecnia, simplificar las tareas diarias, llegar a más clientes, hacer la comunicación más eficiente, etc., en general, mejorar la experiencia de los usuarios, y por lo tanto, mejora el crecimiento una empresa. Por estas razones, adaptarse a las tendencias digitales actualmente es vital para ser competitivos, ya que la reputación digital impacta y puede ayudar o perjudicar mucho la imagen de una marca.
La presencia digital es cada vez más primordial debido a que el nivel de exigencia ha aumentado porque para los usuarios es más fácil acceder a un sitio web para encontrar información y/o para comprar algún producto o servicio sin tener que ir a una tienda física, pues hoy en día las personas buscan la inmediatez y las nuevas tecnologías permiten esto, de manera que permiten que una mayor cantidad de gente conozca una empresa, claro que esto depende de cada servicio o producto que se ofrezca y de la industria, por lo que se debe de ajustar para poder sacar los mayores beneficios.
Principales ventajas de la digitalización:
- Ahorro de espacio físico
- Mejora de procesos
- Acceso rápido en la búsqueda de archivos
- Ahorro en la facturación
- Mejor organización
- Simplificación de tareas
- Accesibilidad desde cualquier lugar y para muchos usuarios usando la nube
- Mayor seguridad con el cifrado de archivos
- Fortalecimiento de la ventaja competitiva
- Llegar a más clientes
- Ayudar al medio ambiente al consumir menos papel
- Conservación garantizada, pues los archivos no se dañan con el tiempo
¿Cómo digitalizar una empresa? Los 10 puntos que se deben de considerar son:
1. Evaluar la situación de la empresa
Para poder empezar un proceso hacia lo digital se necesita determinar un punto de partida, analizando cómo funciona la organización en todos los aspectos para encontrar las áreas que se podrían optimizar.
2. Priorizar la digitalización
Ya que se tiene definido el punto de partida, se debe de priorizar este proceso dedicándole los recursos y el tiempo necesario para llevar a cabo el plan.
3. Conseguir el apoyo de la dirección
La dirección debe de estar al tanto de esta transformación para que el proceso se desarrolle adecuadamente, sobretodo para que se puedan conseguir los recursos necesarios. Para poder converncer al área debe de elegirse a un líder que sepa adaptarse a los cambios y tenga experiencia en la gestión entre departamentos para que asuma el papel de guía.
4. Capacitar a un equipo
Es importante tener a las personas adecuadas para llevar a cabo el proceso, por lo que se debe realizar un análisis de los empleados con los que se cuentan para identificar a los que mejor se adapten al proyecto.
5. Segmentar
La segmentación es muy importante debido a que debemos de tener muy claro a quién o a quiénes nos dirigimos con el fin de ofrecerles una solución hecha a su medida. Para esto, se debe de realizar una investigación a profundidad sobre gustos, características e intereses de los clientes.
6. Entender y optimizar la experiencia del cliente
El cliente es la prioridad para poder lograr la digitalización. Cuando ya se cuente con todos los recursos, personas y plan para desarrollar el proceso, se debe de poner manos a la obra, todo enfocado a mejorar la experiencia del cliente, preguntándose ¿qué hace mi cliente de manera digital?, y de esta manera, la respuesta podrá orientar que cambios se deben de hacer para mejorar su interacción con la empresa.
7. Definir lo canales a utilizar
Una vez que ya se tenga un entendimiento del cliente, se deben de escoger los canales que se utilizarán para llegar a ellos, dependiendo de sus características y de manera que se ofrezca un servicio multicanal.
8. Diferenciarse
Lo mejor es alejarse de la competencia que se basa en precios, si el producto o servicio y la industria lo permite, lo recomendable es utilizar la diferenciación como propuesta de valor, lo cual ayudará a mejorar la experiencia del cliente y por lo tanto, a que prefieran la marca.
9. Establecer acciones a nivel interno
Una vez que se tiene el entendimiento del cliente y los canales adecuados, es necesario realizar la estrategia digital utilizando el análisis de datos para elegir las herramientas que se usarán.
10. Conseguir socios digitales
Esta última puede no ser necesaria en todos los casos pero ciertamente es de gran ayuda desarrollar una cultura de colaboración, al conseguir alianzas estratégicas.
¿Y... qué pasa en Latinoamérica?
América Latina no se ha expandido tecnológicamente al nivel de otros países, pues las empresas han encontrado como obstáculo la regulación del tema. Es por esto que es importante aprender de mercados maduros y unificar los temas legales, así como invertir en ciber seguridad y la educación financiera.
Afortunadamente el uso del internet en Latinoamérica va en aumento y la población “millenial” es la que tiene más afinidad con el tema, por lo que es primordial que las empresas que manejan temas de tecnología, como las de servicios financieros, ofrezcan soluciones digitales para hacer que cada vez más segmentos de la población adopten estas prácticas.
Para resumir, podemos darnos cuenta de que no debemos de limitar el uso de estas herramientas, porque hacerlo significa bajar la competitividad de una empresa. Y, aunque para esta transformación se necesitan diversos factores y competencias directivas que forman parte de un proceso complicado, al final trae como consecuencia una gran cantidad de beneficios para una organización, como mayor eficiencia y eficacia, las cuales son clave para el futuro empresarial.
