La factura electrónica ha ido tomando cada vez mayor importancia dentro de las empresas, pues es un documento generado y respaldado utilizando únicamente medios digitales que funciona como una prueba de la transacción entre un vendedor y un comprador ante las autoridades fiscales. Se trata de un contrato en donde un cliente se compromete a pagar por un producto o servicio mientras que el vendedor se obliga a entregar lo solicitado en el documento digital.
Todavía existen muchas empresas que usan excusas para no utilizar la facturación electrónica o los medios digitales en sus negocios, pues dicen pretextos como el solo aceptar efectivo, el no tener internet o simplemente que son herramientas complicadas de utilizar, negándose a estos cambios tecnológicos. Sin embargo, es de vital importancia que las organizaciones se vayan acostumbrando a estos instrumentos porque las nuevas tecnologías ayudan a facilitar diversos procesos, como por ejemplo, el caso de las facturas electrónicas, las cuales sirven para describir los costos de los servicios para que de esta manera se pueda desglosar los impuestos que les corresponden.
La sociedad aún se encuentra en ese proceso de aceptación y educación sobre estos aspectos y es por esta razón que las empresas deben de ayudar al país durante esta transición, pues las organizaciones fungen como un apoyo para que las personas físicas se vayan adaptando al uso cotidiano de estas herramientas hasta llegar al punto de que sea algo completamente normal en el día a día.
Y, aunque algunas excusas pueden ser válidas, la mayoría de ellas tienen solución, como es el caso del internet, ya que puede que en algunos lugares no exista tan buena conexión por cuestiones geográficas, cosa que también tiene que ir mejorando mediante la digitalización, pero en la mayoría de los negocios no deben tener este tipo de problemas debido a que, contrario a lo que muchos piensan, el envío de facturas electrónicas es tan fácil y accesible que se puede hacer hasta desde un teléfono móvil, solo es cuestión de irse acostumbrando a estas herramientas y/o solicitar servicios externos con empresas expertas en el campo, pues estos instrumentos están enfocados a facilitar todo y no a complicarlo.
Otra razon significativa para adoptar los sistemas digitales es que las organizaciones que no acepten pagos con tarjeta van a desaparecer muy pronto ya que serán sustituídas por las que si lo hacen, esto debido al nivel de exigencia que los usuarios tienen, el cual va en aumento por la facilidad que proporciona el utilizar estos medios.
Cabe destacar que actualmente no todos los tipos de empresas tienen la obligación de facturar electrónicamente como por ejemplo los taxis, buses, asociaciones, etc., pero se debe de saber identificar para quiénes si lo es, ya que no dar facturas electrónicas puede traer como consecuencia grandes infracciones por parte del Ministerio de Hacienda y sanciones desde dos salarios bases hasta el cierre del negocio por 15 días.
En resumen, las consecuencias de no facturar electrónicamente son:
- Sanciones por el Ministerio de Hacienda
- Mayor gasto de papel (costos mayores e impacto al medio ambiente)
- Pérdida de clientes
- Baja competitividad
- Mayor probabilidad de errores
- Incapacidad de manejar grandes cantidades de datos
- Procesos más complicados y lentos
- Poca seguridad de información
- Riesgo de cierre de la empresa
Por estas razones, lo mejor es que las empresas vayan aceptando de manera voluntaria este proceso de digitalización, pues de cualquier forma en el futuro será algo obligatorio, por lo que es preferible realizar esta transición de manera paulatina para hacerlo correctamente.
Por otro lado, les recordamos que a partir del 1 de julio todos los que deban de estar facturando de esta manera están obligados de además incluir el impuesto al valor agregado (IVA), requisito que será poco a poco implementado a los diferentes sectores del país.
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