Si necesita saber más sobre la facturación electrónica en Costa Rica, está buscando información sobre todo lo que esta nueva implementación conlleva y cómo implementar esta nueva tecnología en su negocio, lea este post para que esté más seguro de lo que debe hacer.
La Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda en el año 2003 aprobó la facturación electrónica.
En el 2007 se define la tecnología a implementar para esta forma de facturación.
Las tres resoluciones tributarias que definen las normas para el formato de la facturación electrónica se publicó en el 2009.
En el 2016 se emiten las resoluciones que establecen que el uso de las facturas electrónicas es obligatorio, muestra los formatos y técnicas que deben de cumplir.
En La Gaceta N° 178 del 20 de setiembre de 2017, la Dirección General de Tributación comunicó las fechas de inicio para el cumplimiento obligatorio del uso de un sistema de facturación electrónica a partir del 15 de enero de 2018 y hasta 01 de mayo de 2018.
Esto incluye tiquete, nota de crédito y nota de débito, como comprobantes para el respaldo de ingresos, costos y gastos de conformidad con las especificaciones técnicas y normativa definidas para los sectores.
Por esta evolución en las resoluciones sobre la facturación electrónica, los contribuyentes que implementaron este tipo de facturación desde el inicio con la primera resolución DGT-02-2009, debieron ir actualizando de acuerdo a cada nueva resolución para que sus comprobantes estén autorizados por Hacienda.
Luego de estar inscrito como contribuyente o declarante ante la Administración Tributaria, debe comenzar a usar su sistema de emisión de facturas o comprobantes de ingresos, debe estar seguro de que el sistema que escogió cumpla con los requisitos establecidos por hacienda.
Tenga en cuenta el tipo de actividad económica que va a indicar, de esa manera sabrá si realmente está obligado a aplicar el sistema de comprobantes electrónicos como respaldo contable en su empresa.
Los comprobantes electrónicos deben mantenerse por un mínimo de cinco años cumpliendo con lo expuesto en el artículo 109 del código de normas y procedimientos tributarios y sus reformas así los contribuyentes estén obligados a enviarlos al Ministerio de Hacienda para su respectiva validación.
Los primeros en emitiendo facturas electrónicas sería el sector salud que comprende diversos actores.
Esto incluye a los hospitales, los enfermeros, los odontólogos, los psicológicos, las clínicas, los centros médicos, entre otros.
Este gremio se encuentran ya en plena transformación digital en el país, que pasa por la validación del ministerio en todo momento.
Los documentos electrónicos asociados deben contar con el mensaje de aprobación del ministerio de hacienda o no podrán ser utilizados como respaldo de los créditos fiscales ni deducibles.
La facturación electrónica se establece para fiscalizar ventas y servicios. Tener mejor control y permitir así aumentar la recaudación de impuestos.
El Ministerio debe apoyar con el servicio gratuito para la implementación del sistema a quienes califiquen como pymes, es decir pequeñas y medianas empresas.
¿Qué es la factura electrónica?
- La facturación electrónica o comprobante electrónico es un documento comercial que se genera y se transmite en formato electrónico. Es decir es una factura electrónica a diferencia de las de papel a la que estamos acostumbrados.
- El Ministerio de Hacienda es quien las autoriza luego de ser diseñadas.
- Este tipo de facturación debe ser diseñada en un formato general XML de acuerdo a las reglas emitidas por hacienda, con una serie de datos, requisitos ya definidos que se generan por un sistema informático para las facturas, tiquetes, notas de crédito y notas de débito, garantizando la autenticidad y la integridad de su contenido.
- En un plazo de 8 días hábiles luego de diseñada su facturación electrónica debe ser aprobada o rechazada por un receptor del comprobante electrónico que sea un contribuyente.
- Con la nota de crédito electrónica y nota de débito electrónica, se puede anular o modificar la facturación electrónica o tiquete electrónicos ya emitidos, para la contabilidad y que el documento origen y el número consecutivo prevalezcan y no puedan ser reutilizados.
¿Cómo funciona la factura electrónica?
- Los contribuyentes deben tener un sistema de facturación, pueden ayudarse y constar con una de las soluciones informáticas del mercado.
- El sistema de facturación electrónica debe estar ajustado a las normas del Ministerio de Hacienda, que genere los archivos en formato “XML”.
¿Qué es un archivo XML?
- Es un formato universal para documentos y datos estructurados en Internet.
- Permite intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas, los comprobantes electrónicos deben cumplir las especificaciones dispuestas por el Ministerio de Hacienda.
¿Se debe registrar en la Administración Tributaria?
- Las personas físicas o jurídicas que sean contribuyentes, deben informar a la Administración Tributaria su condición, bien sean receptores electrónicos – no emisores, emisores-receptores electrónicos o proveedores de sistemas gratuitos que emiten comprobantes electrónicos.
- Con el formulario D-140 se actualiza, que tiene el nombre de “Declaración de inscripción, modificación de datos y desinscripción del registro único tributario”, que se encuentra en “Métodos de Facturación”.
El sistema informático del contribuyente debe funcionar bajo las siguientes modalidades:
- Emisor – Receptor Electrónico:
- Persona física o jurídica autorizada por la Administración Tributaria para emitir y recibir comprobantes electrónicos por medio de un sistema informático.
- Receptor Electrónico – No emisor:
- Son los sujetos pasivos que solo reciben comprobantes electrónicos por sus compras.
- Cuando la actividad sea entre Emisores – receptores electrónicos o en el caso de receptores electrónicos no emisores, el receptor del comprobante debe aceptarlo o rechazarlo.
- Esto es de carácter obligatorio y se debe enviar para su validación a la Dirección General de Tributación en menos de 8 días. Si es rechazado se realizará otro mensaje de confirmación.
- Receptor Manual:
- Es una persona física o jurídica que recibe manualmente el comprobante electrónico en la misma compraventa.
- Este no requiere generar la aceptación y rechazo de la factura.
- El emisor de la factura debe generarla, firmarla e imprimirla y entregarla al receptor manual.
¿Cuando se presenta una falla en el sistema que impide la emisión que se debe hacer?
Se puede emitir un comprobante provisional por contingencia y no sustituye al comprobante electrónico. No sirve como reemplazo.
- El comprobante provisional por contingencia es emitido por una imprenta autorizada, indica que es un comprobante provisional.
- Luego que pase la contingencia se emiten los comprobantes electrónicos, con un plazo máximo de 2 días a partir de la habilitación del sistema.
Exentos de emitir comprobantes electrónicos.
- Los contribuyentes apegados al régimen de tributación simplificada, según lo dispuesto en la Ley del Impuesto sobre la Renta y en la Ley del Impuesto General sobre las Ventas.
- Caja Costarricense del Seguro Social.
- Universidades estatales.
- Consejo Nacional de Vialidad.
- Corte Suprema de Justicia.
- Banco Central de Costa Rica.
- Junta de Protección Social.
- Tribunal Supremo de Elecciones.
- Entidades financieras.
- Instituto Nacional de Aprendizaje.
- Asociaciones solidaristas.
- Consejo Nacional de Producción.
- Ministerios del Poder Ejecutivo de la República.
- Asamblea Legislativa.
Debe considerarse los sujetos que al amparo del artículo 11 del Reglamento Ley del Impuesto sobre la Renta, se les exime de la obligación de emitir comprobantes autorizados se mantiene en esa condición.
Fuente: Ministerio de Hacienda Costa Rica
Requisitos que deben incluir las facturas o comprobantes de ingresos:
- Razón social o nombre completo, y denominación del negocio.
- Número de inscripción.
- Numeración consecutiva.
- Condiciones: al contado, crédito u otros.
- Pie de imprenta con datos del impresor y la impresión.
- Fecha de emisión.
- Razón social o nombre completo del comprador.
- Número identificación, si el comprador es contribuyente.
- Descripción de la mercancía o servicio prestado, precio unitario y monto de la operación, si es moneda extranjera debe indicar la moneda.
- Descuentos con su naturaleza y montos.
- Subtotal.
- Monto de los impuesto generados, si es también contribuyente.
- El valor total separando los no exentos de los exentos, con motivo de la venta de mercancías o servicios gravados.
- Precio neto de venta (sin impuesto).
- Monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio neto de venta, con la indicación "IVA".
- Valor total de la factura.
Beneficios de la facturación electrónica.
- Costos bajos de operación.
- Protección del medio ambiente al no usar papel.
- Es más eficiente y rápido el proceso de trámite y gestión de cobro.
- Menos tiempo en procedimientos administrativos.
- Aumenta la productividad
- Se asegura el intercambio de información.
Sanciones previstas si no se realiza la facturación electrónica:
Artículo 85.
- No emisión de facturas: a 2 salarios base es la multa equivalente a quienes no emitan comprobantes debidamente autorizados o no los entreguen en el momento.
Artículo 86.
- Infracciones que dan lugar al cierre de negocio: la sanción es del cierre del establecimiento por un plazo de 5 días naturales.
Proceso de firmado del comprobante electrónico
- Luego de ser validado el documento, el sistema, la clave del comprobante electrónico. Y que la clave es copiada, se debe pegar la clave en el firmador del Ministerio de Hacienda.
- El comprobante electrónico (XML) puede ser firmado.
Tipo de facturas o comprobantes de ingresos
Nota de Crédito y Débito:
- Son documentos electrónicos con los que se pueden anular o hacer ajustes a la facturación electrónica sin cambiar el documento de origen.
- Es un documento comercial con efectos tributarios generado en formato electrónico XML que se entrega al cliente en el momento de la venta, y es autorizado sólo para los consumidores finales.
¿Qué pasos se deben de seguir para facturar electrónicamente?
Para implementar la facturación veamos los siguientes pasos:
- Debe disponer de un sistema de facturación electrónica, bien sea que usted lo desarrolle o contratando algún sistema existentes en el mercado.
- Debe cumplir con los formatos de XML.
- Dominar el proceso de recepción de sus documentos electrónicos.
- Usted debe registrarse ante la dirección general de tributación bajo las modalidad a la que usted corresponda.
Mecanismos de seguridad para los comprobantes electrónicos.
- Los comprobantes electrónicos deben contar con mecanismos de seguridad permitidos por el Ministerio de Hacienda, esto le permite identificar al firmante (autoría), vincular jurídicamente al actor con el documento y verificar la integridad del mensaje.
- Los mecanismos de seguridad autorizados actualmente por el Ministerio de Hacienda son:
La firma digital es tan segura, pon las siguientes propiedades:
- Autenticidad: Con seguridad el emisor es quien dice ser.
- Integridad: El documento no se ha modificado.
- No repudio: la autoría no la puede negar el emisor.
La llave criptográfica: es el mecanismo que utilizarán los sistemas emisores de facturación electrónica, se obtiene desde el portal de administración tributaria.
Observaciones importantes:
- Las facturas que se emitan, podrán ser en cualquier idioma.
- Si lo solicitara la administración tributaria, deberá traducirlo al español y como mínimo extenderse en duplicado la factura; el original es para el comprador y el duplicado para la contabilidad.
- Los descuentos, no forman parte de la base imponible, siempre que sean usuales, generales y se consignen separados del precio de la factura respectiva.
- Usted estaría autorizado para trabajar con el impuesto de ventas incluido y debe indicar en sus comprobantes “con impuesto de ventas incluido” o las siglas “I.V.I”, si usted vende al consumidor final y no es contribuyente del Impuesto Selectivo de Consumo.
¿La facturación electrónica es obligatoria para todos los contribuyentes?
Si, al ser usted un contribuyente, sea persona física o jurídica tiene la obligación de emitir comprobantes de ingresos por cada una de las ventas o servicios que preste. Tomando en cuenta las excepciones arriba señalados.
Es obligatoria la implementación del sistema de facturación electrónica, para tiquete electrónico, nota de crédito electrónica y nota débito electrónica, como comprobantes para el respaldo de ingresos, costos y gastos.
Este es el calendario de acuerdo a la resolución:
- Todos los contribuyentes cuyo último número de su cédula sea 1, 2, o 3, están obligados a incorporarse al sistema y a iniciar la emisión de facturas electrónicas a partir del 1 de septiembre del 2018.
- Los contribuyentes cuyo último dígito de su cédula sea 4, 5 o 6, estarán obligados a incorporarse al sistema y a iniciar la emisión de facturas electrónicas a partir del 1 de octubre del 2018.
- Los obligados tributarios cuyo último dígito de su cédula sea 0, 7, 8 o 9, quedan obligados a incorporarse al sistema y a iniciar la emisión de facturas electrónicas a partir del 1 de noviembre del 2018.
- Los obligados tributarios clasificados como grandes contribuyentes nacionales, deberán empezar a emitir los comprobantes electrónicos de acuerdo con el mismo calendario.
Lo recomendable, para todos los contribuyentes es que pueden empezar a prepararse y usar los comprobantes electrónicos antes de la fecha de obligación.
El incumplimiento le traerá sanciones establecidas en el artículo 83 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, por lo que podría ser del 2 por ciento de los ingresos reportados en la última declaración o de dos a 100 salarios base.
Conclusión:
Este sistema electrónico, está diseñado para transmitir los datos en tiempo real al Ministerio de Hacienda, es un gran avance para todos, porque facilita su proceso administrativo, el cruce de datos y permite la supervisión para mejorar el cobro de impuestos, en especial el impuesto de la renta.
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