¿Cómo evitar multas causadas por la facturación electrónica?

Autor: Ekomercio Electrónico

 

Los contribuyentes deben buscar proveedores confiables de factura electrónica, pues toda la responsabilidad tributaria y comercial recae solo en ellos.

La cantidad de proveedores de software de facturación electrónica ha ido en aumento debido a la obligatoriedad en la implementación de estos sistemas, por lo que es importante que las costarricenses tengan mucho cuidado en el momento de elegir al proveedor que les dará este servicio, esto debido a que, independientemente de que la empresa a la que se contrate para realizar esta actividad, el real y único responsable de que su aplicación sea la correcta es el contribuyente, esto en caso de que surja un error o exista alguna omisión de lo reglamentado según el Ministerio de Hacienda.

Por estas razones se debe de analizar cuidadosamente al proveedor indicado para su empresa, siempre checando que cumpla con todos los requisitos de Ley, pues las sanciones pueden ser muy perjudiciales para su organización, pues, de acuerdo al artículo 83 del Código Tributario, por cada error de trascendencia tributaria e inducida por un problema del software de factura electrónica, el contribuyente debe pagar un 1% del salario base, el cual está actualmente establecido para este año 2019 en ¢446.200.00, es decir ¢4.462. Si tomamos en cuenta, que ese error se genere en 1.000 facturas, el monto a pagar será de ¢446.200.00.

Algunos de los principales errores que pueden cometer los contribuyentes son causados por cosas simples, como por ejemplo, la omisión de datos de exoneración en casos específicos, datos con formatos equivocados en los archivos XML, o malos cálculos, como el del impuesto de venta una vez aplicada la exoneración.

Sin importar si los contribuyentes son físicos o jurídicos deben de estar muy atentos que el proveedor de software de facturación electrónica tengan procesos confiables para cumplir y administrar correctamente la facturación de acuerdo a la resolución más actual, además de que el servicio también sea el mejor.

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Es importante también que las empresas que den el servicio del software de facturación cuenten con certificaciones que avalen la confiabilidad de sus servicios y de sus procesos para poder tomarlo en cuenta en el momento de tomar la decisión de a quién escoger como proveedor.

Estas certificaciones se entregan dependiendo de los resultados de auditorías que evalúan diferentes elementos en sus procesos, como por ejemplo, la manera en la que se gestionan los datos de los clientes y proveedores, de manera que sea conforme a lo que estipula Hacienda en cuanto a esquematización y formatos, que los mecanismos utilizados por el software pueda generar acuses de recibo o de rechazo, pueda recibir comprobantes y algunos otros procesos que agreguen valor y faciliten los procesos para el cliente, como la consultoría, opciones para descargar rápidamente los documentos o visores para poder consultar el estatus de las facturas de la empresa.

Un ejemplo de estas garantías es la Asociación GS1 Costa Rica, entidad declarada de interés público, la cual otorga un “Sello de Garantía” utilizando estándares globales. El proceso es una guía desarrollada e implementada según en lo establecido por las autoridades nacionales competentes en cuanto a la resolución de Comprobantes Electrónicos de la DGT, la Ley de Firmado Electrónico, Ley de Impuestos de Ventas y el criterio experto de GS Uno.

Ekomercio es una de las empresas que cuentan con este Sello de Garantía de GS 1. Puede consultar la lista completa de proveedores recomendados  en el siguiente enlace: http://www.gs1cr.org/cm- business-directory/?cmcats=factura-electronica&pg=1

Lo más recomendable es que los contribuyentes analicen a sus posibles proveedores entre los afiliados a este sello de garantía, así como  cerciorarse que sea una empresa formal debidamente inscrita con personería jurídica y en caso de que se trate de una solución web, entonces tendrá que estar registrada como emisor y receptor ante las autoridades correspondientes.

Es importante recalcar que aunque se escoja una muy buena empresa de software fiscal, los contribuyentes no pueden dejar toda la responsabilidad del proceso tributario en sus proveedores de facturación electrónica, pues deben de estar en todo momento cuidando los detalles para rectificar que se cumplan al pie de la letra de acuerdo a lo establecido en la ley en la versión más actualizada, la cual es la 4.2 pero en julio se implementará la versión 4.3. También se debe de checar las notificaciones que Hacienda mande para avisar en caso de que se registren errores y que todo se realice en tiempo y forma, así como mantener los respaldos correctamente almacenados de las facturas, pues se debe de guardar por lo menos cinco años obligatoriamente para poder tenerlas en caso de ser necesario.

Otro punto importante es tomar en cuenta que cada contribuyente cuenta con diferentes características, por lo que se debe de evaluar a los proveedores dependiendo de estos elementos para elegir al que mejor se acomode a sus necesidades, para lo cual se recomienda enlistar estas características y basarse en esto para realizar una selección.

Exoneraciones de impuesto de ventas permitidas por Hacienda:

  • Compras Autorizadas
  • Zonas Francas
  • Órdenes de compra (instituciones públicas y otros organismos)
  • Ventas exentas a diplomáticos
  • Exenciones Dirección General de Hacienda
  • Otros

Esperamos que este artículo le haya sido de ayuda para poder tener más claro de lo que debe de considerar al momento de seleccionar un proveedor de facturación electrónica con el fin de evitar multas innecesarias y poder hacer crecer más rápido su negocio.

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