Todo este tiempo hemos escuchado hablar de la facturación electrónica, quizá aún no sabes cómo implementarla o puede también que ya la tengas implementada y hasta el momento no sabes realmente para qué, cómo funciona y cuáles son los beneficios que la facturación le aporta a tu empresa.
A partir de este 2018, en Costa Rica la facturación electrónica se ha convertido en una obligatoriedad por el Ministerio de Hacienda, esto con la finalidad de tener un mejor control de los ingresos o del flujo de los ingresos en el país.
En este año la gran mayoría de las empresas debería estar facturando ya de forma electrónica, fueron publicadas las fechas de obligatoriedad para los principales sectores, como en el caso del sector salud la obligatoriedad fue desde el pasado 15 de Enero, en el caso del sector contable financiero y administrativo su obligatoriedad fue desde este 1ro de febrero, para el sector legal será a partir del 1ro de marzo en el caso de ingeniería, arquitectura e informática será obligatorio a partir del 2 de Abril.
Si tu empresa se encuentra en el proceso de implementación, te recomendamos acercarte a tu proveedor para que conozcas a detalle todas las bondades que sus servicios y soluciones de facturación electrónica le pueden ofrecer a tu negocio.
Para hablar de todos los beneficios de la facturación electrónica, comenzaremos con un breve ejemplo hablando un poco de los beneficios que le ha brindado a México, el cual es uno de los países pioneros en implementar esta solución en las empresas del país; al principio fue complicado tan como lo está siendo en Costa Rica debido a la falta de información o desconocimiento de este tema.
México, al ser un país pionero en el momento que implementó la facturación electrónica como el único medio de comprobantes digitales y fiscales, los procesos se han automatizado, la información fiscal es eficiente, muy avanzada, los errores de captura son menores, existe también una reducción de costos en las empresas y algunos otros beneficios que han funcionado en México, pero también podrán funcionar para la facturación electrónica en Costa Rica.
Actualmente México es uno de los países más desarrollados en toda la parte fiscal de forma electrónica, ya que ha implementado la facturación electrónica, contabilidad electrónica, nómina digital y otros aspectos más, que quizá en un futuro lleguen a ser prioridad en otros países en lo que se ha comenzado a implementar la facturación electrónica.
Comenzaremos a en listar los beneficios que consideramos los más importantes de la facturación electrónica:
- Reducción de gastos: actualmente los gastos de papelería se ven afectados en muchas empresas pues no existe un buen flujo, control del material o un uso considerable de estos materiales. Actualmente las facturas involucran papel, insumos de impresión como tinta, impresora, mantenimiento a los equipos y de la misma impresora. En algunos casos o en algunas empresas el servicio de facturación llega a ser externo ya que no se tiene la capacidad para llevarlo a cabo con el material, equipos necesarios, personal y más recursos que llegan a ser necesarios para poder emitir las facturas.
- Seguridad de la información: existe información de suma importancia para todos principalmente para la empresa, al igual que información confidencial que tiene que ver con los datos de los clientes, ingresos y demás. En este caso debes asegurarte que la información esté completamente segura y resguardada para evitar cualquier daño o cualquier pérdida de esta, ya sea por algún virus malicioso, por un servidor con poca seguridad, por infiltrados y demás. Para poder contratar al mejor servicio de facturación y evitar este tipo de riesgos de información dentro de tu empresa, te recomendamos realizar una búsqueda detallada de proveedores, en el que puedas hacer comparativo de todos los servicios que se ofrecen, desde la experiencia, casos de éxito, número de productos en el mercado, costos y más.
- Rapidez en los documentos: actualmente los comprobantes suelen ser diferentes a lo que se espera poco a poco, anteriormente realizar un comprobante era muy complicado desde solicitar los folios, recibirlos por parte de la imprenta y cuando el cliente llegaba a nuestro establecimiento o nos solicitaba la factura, se tenía que tomar nota de todos los datos para en el momento o posteriormente hacer la factura de forma manual, si la factura quedaba en ese momento el cliente podría irse pero en caso contrario muchas empresas solían enviar por mensajería sus facturas lo cual también implica un gasto como lo comentábamos anteriormente y no sólo esto si no que el cliente perdía mínimo de 10 a 30 minutos en la espera de su comprobante y en el otro caso que mencionamos esperaba hasta días para poder recibir su comprobante por mensajería. Ahora con estas nuevas soluciones de facturación electrónica, no es necesario ya que podrán emitir sus facturas en menor tiempo, únicamente se necesita ingresar o capturar los datos para poder realizarla, algunos de los sistemas que ofrecen estos servicios tienen un guardado automático, es decir que te permite guardar los datos de un cliente al que ya le has facturado anteriormente lo cual ahorrará tiempo, dinero y esfuerzo.
- Automatización de procesos administrativos: para muchos este es un tema interesante, principalmente para directivos ya que ellos buscan la automatización de todos o la mayoría de los procesos y también reducir sus gastos de capital humano y operativos, la facturación electrónica es todo un tema por los grandes beneficios que aporta principalmente para la automatización que al tener implementado en tu empresa, adquieres grandes beneficios ya que podrás delegar diferentes tareas para tu personal, adicionales a las que ya tenían, todos podrán tener acceso al software de facturación, para poder obtener diferentes reportes y la generación de información, no existe ningún peligro de información ya que cada uno de los usuarios con este acceso tendrá permisos diferentes.
- Calidad en el servicio: En puntos anteriores hablábamos de la rapidez en el servicio de facturación que, al no tener una facturación electrónica, el tema es demasiado complejo y lento, además que esto puede llegar a causar pérdidas de clientes; por el contrario, si cuentas con la facturación electrónica implementada para tus clientes, esta situación puede cambiar ya que no tendrán necesidad de filas, tiempos de espera en tus instalaciones, o inconvenientes al recibir sus facturas en su domicilio, el servicio de facturación electrónica hablara bien del nivel de infraestructura que tienes internamente. Además de esto, implementada la facturación electrónica hablara del cumplimiento y la seriedad del negocio ante todas las obligaciones emitidas por el Ministerio de Hacienda.
- Mejor control interno: quizá te ha pasado que dentro de tu empresa han existido pérdidas de documentos, carpetas extraviadas o simplemente se traspapelaron los documentos que son de gran valor en tu empresa, con la facturación electrónica este tipo de problemas quedan olvidados ya que al tener un control electrónico los documentos tienen mayor orden y en ocasiones hasta respaldo de información por lo que no tendrás inconveniente alguno si un cliente pierde la impresión de su factura.
Para muchos es un tema completamente nuevo y para otros ya lo están trabajando, en nuestro caso Ekomercio cuenta con una amplia experiencia ya que estos temas electrónicos nacen desde México con la necesidad de dar solución a problemáticas fiscales al igual que automatizar estos procesos para tener un buen cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Ahora ya conoces solo algunos de los beneficios de la facturación electrónica, ¿Qué estas esperando para implementarla dentro de tu empresa?
