¿Te has preguntado cómo la automatización de procesos administrativos permite mejorar la productividad de una empresa? El avance tecnológico actual ha traído consigo no sólo un mundo más comunicado, sino un cambio sustancial en los modelos de operación empresarial.
De esta forma, la automatización de procesos administrativos es la utilización de sistemas que buscan hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa. Al interior de una organización, todas las actividades que realiza una persona tienen como soporte un proceso que puede o no estar “formalizado” pero que indica cómo fluye el trabajo en la organización.
Cuando esos procesos están claramente definidos y se sabe qué personas, qué áreas, qué actividades, qué información y la transformación que ocurre, podemos hablar de un sistema y sólo hasta ese momento podemos hablar de su posible automatización.
La implementación de la automatización de un proceso corresponde al uso de una tecnología que permite realizar todas esas actividades estandarizadas dentro de un proceso. Todo proceso que se desee automatizar se debe realizar en un orden específico que típicamente se apoyan en documentos, información que se ingresa, se crea o se transforma.
Es gracias esos cambios que las áreas de administración, finanzas, recursos humanos o comunicación, intentan consolidar procesos que antes resultaban un tanto más lentos. De esta manera, la automatización de procesos ha ido evolucionando, de poco en poco, la forma en la que se concibe un negocio.
Es importante porque cada vez más los clientes demandan que los productos y servicios de un negocio estén disponibles las 24 horas del día. Por un lado, realizan una compra de la cual obtienen un comprobante y a los pocos días la reciben en casa.
Este y otros factores han obligado a las empresas a actualizar la forma en la que administran sus recursos. La atención de los empresarios está ahora en sus empleados, el presupuesto asignado a cada área y su cumplimiento a la vez que se hace una buena gestión de procesos. ¿Cómo administrar de forma óptima los recursos?
La innovación tecnológica es en gran medida el motivador de los cambios al interior de una empresa. Las áreas ahora están obligadas a ejecutar procesos más eficientes con la finalidad de agregar valor a toda la organización.
Estos nuevos procesos de administración además permiten hacer un cruce en las distintas áreas del negocio para que opere de una forma más horizontal y después de todo, inteligentemente. Cuando las empresas simplifican y dinamizan sus procesos, la necesidad inmediata es la inclusión de nuevos servicios tecnológicos.
Los procesos de las áreas de administración, ventas, recursos humanos o almacén son los más fáciles o en todo caso, los más viables para automatizar. Dependiendo de las necesidades del negocio será útil hacerlo o no. Las tecnologías de Business Project Management System o Sistemas de Flujos de Trabajo (BMPS, por sus siglas en inglés), son una gran forma de conseguirlo y así tener procesos simples, flexibles y veloces.
Enfocarse en la automatización de procesos implica la participación de gran parte de tu equipo de trabajo a partir de la definición de roles, el establecimiento de flujos de trabajo y diagramas que permiten tener una mayor organización sobre las actividades que se tienen que realizar para implementar la automatización.
Además, para hacer más sencilla esta implementación se necesita que toda la información que corresponde a los procesos que se desean automatizar esté documentada a fin de recabar rápidamente y así, contactar a todos los implicados, verdaderamente, en una tarea. Aquí no se trata de consideraciones como “creo que lo debería hacer tal persona” sino de hechos.
Hacia una cultura de la automatización
En esta nueva aventura, corresponde a directivos y empleados comprometerse a la integración de la automatización. Para eso, es esencial conocer la cultura empresarial del negocio que se tiene. ¿Cuáles son las mejores prácticas de tu negocio? ¿Cómo atiende a sus clientes? ¿Tu organización está consciente de la evolución de los modelos de consumo?
Como cada vez más los clientes exigen digitalización por parte de las empresas, lo más importante es que antes de verificar tu cultura organizacional te preocupes por posicionar a tu negocio y los productos y servicios que ofrece en la red. Implementa nuevos canales de venta, pero también mejora tus sistemas de entrega, servicio al cliente y facturación.
Cuando tu negocio decide integrar la automatización de procesos lo más común es que gane ventajas competitivas sobre otros negocios que aún no han decidido hacerlo. Automatizar es preocuparte por tu estabilidad financiera y también por la forma en que deleitas a tus clientes.
¿En qué nos beneficia la automatización?
Una vez que hemos visto cómo funciona la automatización podemos ver algunos de sus beneficios cuando la implementamos en la empresa.
Minimizar costos
Automatizar procesos orientados a tareas que se llevan a cabo en un momento esperado y por personas específicas, permite minimizar los costos de dichos procesos. Además, resulta algo bastante sencillo hacer cambios de manera ágil sin que representen la destrucción del proceso que hemos logrado implementar con éxito.
Los cambios son necesarios porque la realidad es que tanto el negocio como el mercado son demandantes. No podemos mantener nuestros negocios siempre con la misma forma de hacer las cosas, pero, si encontramos la manera de modificar y hacer más eficiente una tarea ¿por qué no hacerlo de un momento a otro?
Evitar tareas repetitivas
La automatización de procesos permite que las tareas empiecen productivas y no repetitivas. Una vez que se ha encontrado la forma se puede cambiar el fondo y con ello lograr que los empleados salgan de la rutina para iniciar la creación. Además, cuando se determina el paso a paso de una tarea se pueden evitar errores de operación.
En ocasiones, la definición poco clara de áreas provoca una disminución en la productividad porque todo lo que ya se hizo se tiene que corregir. De esta forma, la automatización también está orientada al cumplimiento de tareas siempre con la condición de estar en tiempo y forma y de preferencia, sin errores.
Brindar información clara
Cuando implementamos de manera exitosa la automatización de procesos al interior de nuestras organizaciones permitimos que la información surgida del trabajo sea clara y de esta manera sea útil para la toma de decisiones. Gracias a los procesos que se realizan de forma clara y eficiente podemos medir tiempos que permiten comparar tasas de distintos conceptos.
Así, también se puede hacer un análisis que determine las causas de algún problema o que brinde información sobre por qué en alguno de los meses, la productividad se elevó de forma considerable. Ese es pues, uno de los principales objetivos de la mejora continua de servicios.
¿Qué procesos se pueden automatizar?
Existe un sinnúmero de procesos administrativos que pueden ser automatizados, todo consiste en empezar a sintetizar información estructurada y conocer las necesidades que tiene nuestro negocio. Existen distintos sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés) que permiten conocer qué es lo que podemos automatizar.
Por ejemplo, si tu empresa necesita incrementar y automatizar procesos en la parte de finanzas y contabilidad puede resolver este problema al contratar un sistema de gestión contable que incluya funciones como el Intercambio Electrónico de Datos entre distintas áreas de una empresa más allá de lo contable.
En cualquiera de los casos, asegúrate de conocer a fondo cada detalle de tu organización para que, sin ningún problema puedas consolidar el éxito que te mereces. Implementa siempre con los líderes en el sector de las finanzas y la contabilidad, Ekomercio.